CRM de ventas: qué es y cuándo utilizarlo

¿De verdad crees que la tecnología nos hace la vida más fácil? Sí, no soy ninguna negacionista y estoy a favor de todo aquello que nos ayude a vender más y mejor. Por eso, en este artículo quiero hablarte de una herramienta de la que seguro has oído hablar, pero que pocos entienden: el CRM de ventas.

Lo que creo que ocurre es que se hace un mal uso de la tecnología. Pero, eso no quiere decir que no sirva o no haya que usarla.

El caso es que, oímos cantos de sirenas y nos dejamos arrastrar a la última herramienta que ha salido al mercado, sin valorar si es o no para nosotros.

Como RockStar de las ventas, seguro que una de tus prioridades en el trabajo es proteger tu tiempo para que te resulte rentable y productivo, ¿verdad?

En ese caso, veamos qué es esto del CRM de ventas, para qué sirve y cómo puedes saber si es para ti.

Qué es un CRM de ventas y cómo te ayuda a ahorrar tiempo

No sé por qué, pero lo que estoy a punto de contarte te va a resultar familiar.

Trabajes solo o en equipo…

Cuántas veces, en medio de una venta, has pensado “Tierra, trágame”, porque te faltaba algo importante que no tenías preparado.

O has tratado de devolver la llamada a un cliente y no encontrabas sus datos, esos que según tú debían estar en un post-it encima de la mesa.

Incluso es posible que hayas hecho la misma llamada que otro compañero, porque no tenías ni idea de que se te había adelantado.

Vale, podrás decirme que no es el fin del mundo que pasen estas cosas y tienes razón. Ahora, si situaciones como estas y muchas otras parecidas, se repiten a diario, ¿cuánto tiempo estás invirtiendo en fallar?

Visto así, ya es otro cantar, ¿no te parece?

Un CRM es la herramienta de gestión que te permite automatizar muchas de las tareas de tu proceso de ventas.

Y de esta manera, se corrigen:

• Posibles errores por falta de comunicación
• Pérdidas de información importantes
• Duplicidades y tareas repetidas

Pero, sobre todo, es una herramienta con la que ganáis todos.

La experiencia del usuario es mucho mejor, más fluida y personalizada.

Rentabilizas mucho mejor tu tiempo.

Y, por supuesto, en caso de que cuentes con un equipo, te ayuda a maximizar su rendimiento.

Las ventajas de trabajar con un CRM de ventas

Antes hablaba de que este tipo de herramientas, te permiten un win-win-win.

Y quiero hablarte más sobre esto…

En tu caso, un CRM te permite medir de forma mucho más exacta los distintos procesos, incluso analizar cada una de sus partes.

Con esto, podrás detectar entre otras cosas, errores que subsanar. pero, también, fugas de tiempo, o lo peor de oportunidades de venta.

Poniendo el foco en cada una de estas partes, conseguirás mejorar todo el proceso y por tanto, los resultados.

Y, en consecuencia, podrás dedicarte a formar al resto del equipo, pero también a supervisar y/o abrir otras ventanas de oportunidad o negocio para más ventas.

En cuanto al equipo, les permite ser más productivos y no perder el tiempo en cosas superfluas.

La venta incluye un montón de pequeñas tareas que van desde lo administrativo, a la gestión, pasando por la comunicación… Un CRM es como un gran checklist visual de qué hay que hacer en cada caso, qué está hecho y cuál es el próximo paso.

Pero, además, evaluar el rendimiento de tu equipo, puede dar lugar a una reestructuración. De modo que a cada persona le asignen nuevas tareas y/o responsabilidades, en función de sus logros o aquello que mejor se le da.

Y por supuesto, quien más beneficiado sale de esta ecuación es el cliente. Porque recibe una mejor atención, sobre todo, porque está mucho más enfocada a sus necesidades.

Por ejemplo, en cada momento se sentirá escuchado, ya que toda la información estará centralizada, será accesible y podrás conocerle mejor.

Además, la gestión a la hora de concretar llamadas y hacer seguimiento será más fluida y esto le transmitirá mucha más confianza.

Cuándo es bueno utilizar un CRM

Esta es la gran pregunta: ¿Es un CRM de ventas para todo el mundo?

Respuesta corta: NO.

La mayoría de CRM’s son herramientas por lo general caras. De modo que, por ejemplo, alguien que está empezando es posible que no lo llegue a amortizar.

Vamos, en otras palabras, que es como si te pones a conducir un Ferrari y te acabas de sacar el carnet.

Así que, para ir seguros y romper mano, mejor probamos con un Volvo, ¿no crees?

Lo digo porque sé que al principio suele haber mucha ansia por avanzar rápido. Y si te va un poco la marcha, puede que te parezca una gran idea sentir la adrenalina y pegar un acelerón, pero, ya sabes: “quien mucho corre, pronto para”.

Y justo es el concepto contrario al CRM de ventas. Esta es una herramienta para sacarle partido y que perdure, haciéndote el trabajo más fácil.

Así que, mi recomendación para quienes empiezan o no tienen mucha idea de cómo utilizar bien este tipo de herramientas es: mantenlo simple.

¡Ojo! Quiero aclarar algo: esto no significa que no hagas nada, ni documentes tu proceso de ventas, ni sistematices tus acciones, o automatices tus tareas.

Llevar la gestión y el control de tu cartera de clientes, saber en qué momento está cada uno, etc. es clave para el éxito de tu trabajo. Punto.

Ahora bien, un Excel, a modo de base de datos y algún tipo de automatización básica, por ejemplo con Zapier, para conectar distintas aplicaciones, puede servirte.

A medida que vayas mejorando, perfilando tu sistema de ventas, te darás cuenta que cada vez tienes más necesidades. Y que tu sistema se queda corto.

Entonces, puedes hacer la transición. Hacerlo de esta forma, además, te ayudará muchísimo a valorar las distintas opciones. Porque lo creas o no, elegir un CRM es peor que comprarte una casa, con tanta funcionalidad que no sabes ni para qué sirve, o si le vas a dar uso.

Dicho esto, ¿tienes claro cuáles serían los pasos para llegar al CRM de ventas perfecto para ti?

1. Céntrate en crear tu sistema de ventas
2. Ponlo en marcha y utiliza las herramientas básicas
3. Empieza a automatizar ciertas partes
4. Ve puliendo tu sistema de ventas
5. Analiza cuáles son tus necesidades y busca opciones que se ajusten a tu forma de trabajar
6. Elige tu opción y disfruta de la velocidad de crucero, ¡en automático!

Bueno esto sería al menos hasta que lo tengas, porque después habrá que seguir formando al equipo, midiendo, analizando los datos y por supuesto, mejorando.

Y hablando de mejorar, ¿aún tienes flecos sueltos en tu proceso de ventas?

Si las objeciones de los clientes son uno de esos cabos sueltos y aún no tienes el manual definitivo para romperlas de un plumazo, descarga de forma gratuita “A mí plín”.